名刺の上手な管理法

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ふと見てみると名刺が膨大になってきました。日本人は相当に名刺が好きなようで、渡してから会話がはじまるのはざらで、多人数でのミーティングは名刺交換からスタートすると言っても過言ではありません。

個人的な欠点として、人の顔や名前が覚えられないというのがあります。なので名刺をもらっても、その人のことをすぐに忘れてしまいます。特に多人数でのミーティングはその傾向が強いように思います。

そこでこれまでにも幾つか名刺管理に取り組んできました。

バインダーを使う

名刺用バインダーを使った場合、入れるまでが目的になる傾向にあります。言わば切手コレクション状態です。で、性格なのかはじめの頃こそアイウエオ順で並べるのですが、徐々にこえたりして侵略していき、最後には混沌としたものができあがります。これは駄目です。

専用ソフトウェアを使う

ソフトウェアを使う方法も試しました。名刺をスキャンしてデータベース化するような類いです。これはスキャンの精度にもよりますが、名刺は色々なデザインがあるためにご認識も多く、あまりうまくいきませんでした。何百枚にもたまった名刺をいちいち読み込ませるのも面倒です。

そこで、結果的にたどり着いたのが以下の方法です。

その方法は単純で「捨てる」です。はっきり言って顔も名前も覚えていない、どこで会ったかも分からない方の名刺はとっておいても何の役にも立ちません。名刺の裏に何か書いておく方もいらっしゃるかと思いますが、その名刺が後々何の役に立つか不明です。まずコレクションになって終わる運命です。

なので、定期的に見直して覚えていない、役立ちそうにない名刺は全て捨て去ります。基準は相手を覚えているか否か、またはビジネス上で役立ちそうか否かです。この基準さえ明確にしておけば、整理は対して時間がかからずに終わるはずです。

役立つ名刺もいらない場合があります。既にメールで何度も連絡している場合です。この場合、メールを見た方が早いケースがあります。大抵、メールの署名欄に住所や電話番号が載っていますので、その場合も名刺はすでに不要です。

こうして整理すると、意外に役立つ名刺は数少ないことが分かります。将来的にいつか役立つかもしれませんが、役立たない場合のが多いので、捨てる方が早いです。周囲の人が同じ名刺を持っている可能性があるなら、自分のは捨てておいて、知りたくなったら人に聞くというのも手です。

後、そもそも名刺を増やさない方法として、渡すのが…と思ったときには思いきって「忘れました」と伝えるのも手です。失礼かも、と思われるかもしれませんが、相手に対してきちんと挨拶することが目的であって、名刺交換を目的ではないはずです。むしろ名刺がない方が話しかけるきっかけを作ってくれることになったり、名刺に書かれた会社名を後ろ盾にせず、自分個人で相手に向かい合えるので楽しい話になったりもします。